Setting up a POS system doesn't have to be complicated. Here's the exact process we use with NitiERP clients across Nepal.
1. Choose your hardware
You'll typically need:
- A computer or tablet (Android tablets work well for small shops).
- A thermal printer (80mm for receipts).
- A barcode scanner.
- A cash drawer.
Budget roughly NPR 50,000–80,000 for quality hardware that lasts. Brands easily serviced in Nepal include TVS, Epson and Zebra. Don't cheap out on the printer — it's the part that gets used most.
2. Configure the software
- Set your tax rates (VAT 13%).
- Build the product catalog with barcodes, units and prices.
- Create user accounts with the right permissions per role.
- Set up receipt templates with your PAN/VAT number and shop details.
3. Train your staff
Cover the everyday flows first:
- Basic sales, returns and discounts.
- End-of-day closing and the Z-report.
- What to do when the internet is down.
Practice with dummy transactions before going live, so nobody learns on a real customer.
4. Go-live checklist
- Test all hardware (print, scan, drawer).
- Verify tax calculations on a few real items.
- Print sample receipts and check the PAN/VAT details.
- Confirm offline mode works by disconnecting the internet.
- Keep your support contact handy for day one.
Start with one terminal, get comfortable, then expand to more counters or outlets.
Common mistakes to avoid
- Skipping staff training "to save time."
- Never testing offline mode until it's too late.
- Buying the cheapest hardware, which breaks quickly.
- Forgetting to configure IRD-Approved receipt formats.
Do it in this order and most shops are selling confidently within a day.
नेपालीमा
POS प्रणाली सेटअप जटिल हुनुपर्दैन। यहाँ हामीले नेपालभरका NitiERP ग्राहकसँग प्रयोग गर्ने प्रक्रिया छ।
१. हार्डवेयर छान्नुहोस्
सामान्यतया चाहिन्छ:
- कम्प्युटर वा ट्याब्लेट (साना पसलका लागि Android ट्याब्लेट राम्रो)।
- थर्मल प्रिन्टर (रसिदका लागि ८०mm)।
- बारकोड स्क्यानर।
- नगद दराज।
टिकाउ हार्डवेयरका लागि करिब NPR ५०,०००–८०,००० बजेट राख्नुहोस्। नेपालमा सजिलै सर्भिस हुने ब्रान्ड: TVS, Epson, Zebra। प्रिन्टरमा कन्जुस्याइँ नगर्नुहोस् — सबैभन्दा बढी चल्ने यही हो।
२. सफ्टवेयर कन्फिगर गर्नुहोस्
- कर दर सेट गर्नुहोस् (VAT १३%)।
- बारकोड, एकाइ र मूल्यसहित उत्पादन क्याटलग बनाउनुहोस्।
- भूमिका अनुसार अनुमतिसहित प्रयोगकर्ता खाता बनाउनुहोस्।
- PAN/VAT नम्बर र पसल विवरणसहित रसिद टेम्प्लेट सेट गर्नुहोस्।
३. कर्मचारी तालिम
पहिले दैनिक कुरा सिकाउनुहोस्:
- आधारभूत बिक्री, फिर्ती र छुट।
- दिनको अन्त्य बन्द र Z-रिपोर्ट।
- इन्टरनेट नहुँदा के गर्ने।
लाइभ गर्नुअघि डमी कारोबारसँग अभ्यास गर्नुहोस्, ताकि कसैले वास्तविक ग्राहकमा नसिकोस्।
४. लाइभ चेकलिस्ट
- सबै हार्डवेयर परीक्षण (प्रिन्ट, स्क्यान, दराज)।
- केही वस्तुमा कर गणना प्रमाणित गर्नुहोस्।
- नमूना रसिद छाप्नुहोस् र PAN/VAT जाँच्नुहोस्।
- इन्टरनेट हटाएर अफलाइन मोड जाँच्नुहोस्।
- पहिलो दिन सहयोग सम्पर्क तयार राख्नुहोस्।
एक टर्मिनलबाट सुरु गर्नुहोस्, अभ्यस्त भएपछि थप काउन्टर वा आउटलेट थप्नुहोस्।
बेवास्ता गर्ने सामान्य गल्ती
- "समय बचाउन" तालिम छोड्ने।
- ढिलो नहोउन्जेल अफलाइन मोड कहिल्यै नजाँच्ने।
- सस्तो हार्डवेयर किन्ने, जुन छिट्टै बिग्रन्छ।
- IRD-अनुकूल रसिद ढाँचा कन्फिगर गर्न बिर्सने।
यही क्रममा गर्नुहोस्, धेरै पसल एक दिनभित्रै आत्मविश्वासका साथ बिक्री गर्न थाल्छन्।