Getting invoicing right isn't optional in Nepal — it's the law, and IRD checks for it. Here's exactly what a compliant VAT invoice needs and how NitiERP's accounting software keeps you compliant automatically.
What every VAT invoice must show
- Your business name, address and PAN/VAT number.
- The words "Tax Invoice" (कर बीजक) and a unique invoice number from an IRD-registered series for the current fiscal year.
- Buyer details (and the buyer's PAN for B2B sales above the threshold).
- Date in BS (and AD where needed).
- Each item with quantity, rate, taxable amount and VAT (13%) shown separately.
- The total in figures and words.
Credit & debit notes
Returns, cancellations and price corrections must go through a credit note (or debit note) that stays linked to the original invoice — never by editing or deleting the original. IRD requires the audit trail to remain intact.
The returns you file
- Monthly or trimester VAT return, depending on your registration.
- TDS deposits and returns where applicable.
- Annual income-tax filing built from the same books.
How NitiERP handles it for you
- Invoice numbering that auto-resets each fiscal year and never repeats. Learn more about IRD-Approved billing.
- Item-level VAT, PAN fields and bilingual (नेपाली/English) print formats.
- Credit/debit notes that auto-link to the source bill and reverse the right ledgers.
- Ready-made IRD return schedules, so your accountant isn't hand-copying numbers at month-end.
The result: compliant bills at the counter and clean books at month-end — automatically. Ready to automate your VAT compliance? Compare NitiERP with other Nepal ERP options.
Common invoice mistakes
- Reusing or skipping invoice numbers instead of keeping one unbroken series per fiscal year.
- Editing or deleting a bill after issue instead of raising a credit note.
- Missing the buyer's PAN on business-to-business sales.
- Showing VAT inside the item rate instead of as a separate line.
Reporting invoices to the IRD CBMS in real time is handled by IRD-Approved CBMS billing. To see it on your own invoices, book a free demo.
Source: Inland Revenue Department, Nepal. Rules change, so confirm current requirements with the IRD or your accountant.
नेपालीमा
नेपालमा बिलिङ सही गर्नु वैकल्पिक होइन — यो कानुन हो, र IRD ले जाँच गर्छ। यहाँ अनुकूल VAT इन्भ्वाइसमा के चाहिन्छ र हातले नगरी कसरी ठिक राख्ने भन्ने छ।
हरेक VAT इन्भ्वाइसमा देखिनुपर्ने
- व्यवसायको नाम, ठेगाना र PAN/VAT नम्बर।
- "कर बीजक" शब्द र चालु आर्थिक वर्षको IRD-दर्ता शृङ्खला बाटको अद्वितीय नम्बर।
- खरिदकर्ताको विवरण (सीमाभन्दा माथिको B2B मा खरिदकर्ताको PAN)।
- BS मिति (आवश्यकता अनुसार AD पनि)।
- हरेक वस्तुको परिमाण, दर, करयोग्य रकम र छुट्टै देखाइएको VAT (१३%)।
- अंक र अक्षर दुवैमा जम्मा।
क्रेडिट र डेबिट नोट
फिर्ती, रद्द र मूल्य सुधार क्रेडिट नोट (वा डेबिट नोट) मार्फत गर्नुपर्छ, जुन मूल बिलसँग जोडिएको रहन्छ — मूल बिल सम्पादन वा मेटाएर होइन। IRD लाई अडिट ट्रेल अक्षुण्ण चाहिन्छ।
बुझाउनुपर्ने रिटर्न
- दर्ता अनुसार मासिक वा त्रैमासिक VAT रिटर्न।
- आवश्यक भएमा TDS जम्मा र रिटर्न।
- उही खातामा आधारित वार्षिक आयकर विवरण।
NitiERP ले तपाईंका लागि कसरी गर्छ
- हरेक आर्थिक वर्षमा स्वतः रिसेट हुने, कहिल्यै नदोहोरिने नम्बरिङ।
- वस्तु-स्तरीय VAT, PAN फिल्ड र नेपाली/अङ्ग्रेजी प्रिन्ट ढाँचा।
- मूल बिलसँग स्वतः जोडिने र सही लेजर उल्टाउने क्रेडिट/डेबिट नोट।
- तयारी IRD रिटर्न तालिका, त्यसैले महिना सकिँदा लेखापालले हातले नम्बर सार्नु पर्दैन।
नतिजा: काउन्टरमा अनुकूल बिल र महिनाको अन्त्यमा सफा खाता — स्वतः।