Value Added Tax (VAT) is Nepal's primary consumption tax. If you're running a business in Nepal, understanding VAT is non-negotiable. Here's everything you need to know.
What is VAT in Nepal?
VAT is a tax on the value added at each stage of production and distribution. In Nepal, the standard VAT rate is 13% on most goods and services. Businesses collect VAT from customers and remit it to the Inland Revenue Department (IRD).
VAT replaced the old sales tax system and is now the backbone of Nepal's tax revenue. It applies to:
- Goods sold (retail, wholesale, manufacturing)
- Services provided (consulting, IT, hospitality, professional services)
- Imports (VAT paid at customs)
Some items are exempt (basic foods, education, healthcare) or zero-rated (exports).
Do you need to register for VAT?
You must register for VAT if your annual turnover exceeds NPR 5 million (NPR 2 million for services). Even below this threshold, you can register voluntarily.
Once registered, you must:
- Charge VAT on all taxable sales.
- Issue IRD-approved VAT invoices.
- Maintain purchase and sales registers.
- File VAT returns monthly or quarterly.
How to register for VAT
1. Get your PAN first (if you don't have one already). 2. Visit your local IRD office or register online via the IRD portal. 3. Submit: - PAN certificate - Business registration documents - Citizenship/identity proof - Recent photos 4. IRD inspects your business premises. 5. You receive your VAT registration certificate and invoice serial numbers.
Timeline: 7-15 working days if documents are complete.
VAT invoice requirements
Every VAT invoice must show:
- Your business name, address, PAN/VAT number
- "Tax Invoice" (कर बीजक) heading
- Unique invoice number from IRD-registered series
- Date (BS and/or AD)
- Buyer's name and PAN (for B2B sales above threshold)
- Item description, quantity, rate
- Taxable amount and VAT (13%) shown separately
- Total amount in figures and words
Missing any of these can result in penalties. NitiERP's billing software ensures every invoice is compliant automatically.
Input VAT vs Output VAT
- Output VAT: VAT you collect from customers when you sell.
- Input VAT: VAT you pay to suppliers when you purchase.
Your VAT liability = Output VAT minus Input VAT.
Example: You sell goods for NPR 100,000 + 13% VAT = NPR 113,000 (output VAT = NPR 13,000). You bought stock for NPR 60,000 + 13% VAT = NPR 67,800 (input VAT = NPR 7,800). VAT payable to IRD = NPR 13,000 - NPR 7,800 = NPR 5,200.
You can only claim input VAT if you have proper VAT invoices from registered suppliers.
Filing VAT returns
You must file VAT returns:
- Monthly if annual turnover > NPR 50 million.
- Quarterly if turnover is NPR 5-50 million.
Returns are due by the 25th of the following month/quarter. Late filing incurs penalties (NPR 5,000 for first offense, increasing for repeat offenses).
Each return includes:
- Sales and purchase registers
- Output VAT and input VAT
- Net VAT payable or refundable
- Annexures (supplier-wise purchases, customer-wise sales)
With NitiERP Accounting Software Nepal that integrates automated VAT tracking, Form 3, 17, 26, and 30 returns are generated automatically from your daily transactions.
Credit and debit notes
If you issue a wrong invoice, cancel a sale, or adjust pricing, you cannot simply delete or edit the original invoice. You must issue a:
- Credit note: To reverse a sale or reduce the amount.
- Debit note: To increase the amount.
These notes must reference the original invoice number and adjust your VAT registers accordingly. IRD requires a complete audit trail.
Common VAT mistakes to avoid
- Not charging VAT: Once registered, you must charge VAT on all taxable sales — even if your customer doesn't ask for a receipt.
- Claiming input VAT without proper invoices: Handwritten, non-VAT invoices won't be accepted.
- Missing filing deadlines: Even if VAT payable is zero, you must file a return.
- Manual reconciliation errors: When your sales/purchase registers don't match your ledgers, IRD audits become painful.
How ERP automates VAT compliance
Modern ERP systems like NitiERP handle VAT automatically:
- Every sale at the POS applies 13% VAT and generates a compliant invoice.
- Purchase invoices record input VAT.
- Sales and purchase registers are maintained in real time.
- VAT returns (with all annexures) are generated at the click of a button.
- CBMS integration reports every invoice to IRD automatically.
No manual copying, no reconciliation headaches, and audit-ready books every day.
What happens during a VAT audit?
IRD conducts random audits or targets businesses with irregularities. They'll check:
- Invoice numbering (no gaps, no duplicates).
- Sales/purchase registers match invoices.
- Input VAT claimed is legitimate.
- Returns filed match actual transactions.
Penalties for non-compliance range from fines to criminal prosecution in severe cases. Keeping clean, automated records with IRD-approved software is your best defense.
Ready to simplify VAT compliance?
Stop doing VAT manually. NitiERP automates invoicing, tracks input/output VAT, generates returns, and keeps you audit-ready — all while you focus on running your business.
Source: Inland Revenue Department, Nepal. Rules change, so confirm current requirements with the IRD or your accountant.
नेपालीमा
मूल्य अभिवृद्धि कर (VAT) नेपालको प्राथमिक उपभोग कर हो। यदि तपाईं नेपालमा व्यवसाय चलाउँदै हुनुहुन्छ भने, VAT बुझ्नु गैर-वार्तालापयोग्य छ। यहाँ तपाईंले जान्नुपर्ने सबै कुरा छ।
नेपालमा VAT के हो?
VAT उत्पादन र वितरणको प्रत्येक चरणमा थपिएको मूल्यमा कर हो। नेपालमा अधिकांश वस्तु र सेवाहरूमा मानक VAT दर १३% छ। व्यवसायले ग्राहकबाट VAT सङ्कलन गर्छन् र आन्तरिक राजस्व विभाग (IRD) लाई पठाउँछन्।
VAT ले पुरानो बिक्री कर प्रणाली प्रतिस्थापन गर्यो र अहिले नेपालको कर राजस्वको मेरुदण्ड हो। यो लागू हुन्छ:
- बेचेका वस्तुहरू (खुद्रा, थोक, उत्पादन)
- प्रदान गरिएका सेवाहरू (परामर्श, IT, आतिथ्य, व्यावसायिक सेवा)
- आयात (भन्सारमा VAT तिरिएको)
केही वस्तुहरू छूट (आधारभूत खाना, शिक्षा, स्वास्थ्य) वा शून्य-दर (निर्यात) छन्।
के तपाईंले VAT को लागि दर्ता गर्नु आवश्यक छ?
यदि तपाईंको वार्षिक कारोबार NPR ५० लाख (सेवाका लागि NPR २० लाख) भन्दा बढी छ भने तपाईंले VAT को लागि दर्ता गर्नुपर्छ। यो सीमा मुनि पनि, तपाईं स्वेच्छाले दर्ता गर्न सक्नुहुन्छ।
एकपटक दर्ता भएपछि, तपाईंले गर्नुपर्छ:
- सबै करयोग्य बिक्रीमा VAT लिनुहोस्।
- IRD-अनुमोदित VAT इन्भ्वाइस जारी गर्नुहोस्।
- खरिद र बिक्री रजिस्टर राख्नुहोस्।
- मासिक वा त्रैमासिक VAT रिटर्न फाइल गर्नुहोस्।
VAT को लागि कसरी दर्ता गर्ने
१. पहिले आफ्नो PAN लिनुहोस् (यदि तपाईंसँग पहिले नै छैन भने)। २. आफ्नो स्थानीय IRD कार्यालयमा जानुहोस् वा IRD पोर्टल मार्फत अनलाइन दर्ता गर्नुहोस्। ३. बुझाउनुहोस्: - PAN प्रमाणपत्र - व्यवसाय दर्ता कागजात - नागरिकता/पहिचान प्रमाण - हालका फोटोहरू ४. IRD ले तपाईंको व्यवसाय परिसर निरीक्षण गर्छ। ५. तपाईंले आफ्नो VAT दर्ता प्रमाणपत्र र इन्भ्वाइस क्रम नम्बरहरू प्राप्त गर्नुहुन्छ।
समयरेखा: कागजात पूर्ण भएमा ७-१५ कार्य दिन।
VAT इन्भ्वाइस आवश्यकताहरू
हरेक VAT इन्भ्वाइसले देखाउनुपर्छ:
- तपाईंको व्यवसाय नाम, ठेगाना, PAN/VAT नम्बर
- "कर बीजक" शीर्षक
- IRD-दर्ता शृङ्खलाबाट अद्वितीय इन्भ्वाइस नम्बर
- मिति (BS र/वा AD)
- खरिदकर्ताको नाम र PAN (सीमाभन्दा माथिको B2B बिक्रीका लागि)
- वस्तु विवरण, परिमाण, दर
- करयोग्य रकम र छुट्टै देखाइएको VAT (१३%)
- अंक र अक्षरमा कुल रकम
यी मध्ये कुनै पनि छुटेमा दण्ड हुन सक्छ। NitiERP को बिलिङ सफ्टवेयरले प्रत्येक इन्भ्वाइस स्वतः अनुकूल सुनिश्चित गर्छ।
इनपुट VAT बनाम आउटपुट VAT
- आउटपुट VAT: तपाईंले बेच्दा ग्राहकबाट सङ्कलन गर्ने VAT।
- इनपुट VAT: तपाईंले किन्दा आपूर्तिकर्तालाई तिर्ने VAT।
तपाईंको VAT दायित्व = आउटपुट VAT माइनस इनपुट VAT।
उदाहरण: तपाईंले NPR १,००,००० + १३% VAT = NPR १,१३,००० को वस्तु बेच्नुभयो (आउटपुट VAT = NPR १३,०००)। तपाईंले NPR ६०,००० + १३% VAT = NPR ६७,८०० को स्टक किन्नुभयो (इनपुट VAT = NPR ७,८००)। IRD लाई तिर्ने VAT = NPR १३,००० - NPR ७,८०० = NPR ५,२००।
तपाईंले दर्ता आपूर्तिकर्ताबाट उचित VAT इन्भ्वाइस भएमा मात्र इनपुट VAT दाबी गर्न सक्नुहुन्छ।
VAT रिटर्न फाइल गर्दै
तपाईंले VAT रिटर्न फाइल गर्नुपर्छ:
- मासिक यदि वार्षिक कारोबार > NPR ५० लाख।
- त्रैमासिक यदि कारोबार NPR ५-५० लाख।
रिटर्न अर्को महिना/त्रैमासिकको २५ सम्म बुझाउनुपर्छ। ढिलो फाइलिङमा दण्ड लाग्छ (पहिलो अपराधका लागि NPR ५,०००, दोहोर्याइएको अपराधका लागि बढ्दो)।
प्रत्येक रिटर्नमा समावेश छन्:
- बिक्री र खरिद रजिस्टर
- आउटपुट VAT र इनपुट VAT
- शुद्ध VAT तिर्ने वा फिर्ता योग्य
- अनुसूची (आपूर्तिकर्ता-वार खरिद, ग्राहक-वार बिक्री)
VAT ट्र्याकिङ एकीकृत लेखा सफ्टवेयरसँग, तपाईंको रिटर्न तपाईंको दैनिक कारोबारबाट स्वतः उत्पन्न हुन्छन्।
क्रेडिट र डेबिट नोट
यदि तपाईंले गलत इन्भ्वाइस जारी गर्नुभयो, बिक्री रद्द गर्नुभयो, वा मूल्य समायोजन गर्नुभयो भने, तपाईं मूल इन्भ्वाइस मेटाउन वा सम्पादन गर्न सक्नुहुन्न। तपाईंले जारी गर्नुपर्छ:
- क्रेडिट नोट: बिक्री उल्टाउन वा रकम घटाउन।
- डेबिट नोट: रकम बढाउन।
यी नोटले मूल इन्भ्वाइस नम्बर सन्दर्भ गर्नुपर्छ र तदनुसार तपाईंको VAT रजिस्टर समायोजन गर्नुपर्छ। IRD लाई पूर्ण अडिट ट्रेल चाहिन्छ।
बेवास्ता गर्ने सामान्य VAT गल्ती
- VAT नलिने: एकपटक दर्ता भएपछि, तपाईंले सबै करयोग्य बिक्रीमा VAT लिनुपर्छ — ग्राहकले रसिद नमागे पनि।
- उचित इन्भ्वाइस बिना इनपुट VAT दाबी: हातले लेखिएको, गैर-VAT इन्भ्वाइस स्वीकार गरिने छैन।
- फाइलिङ समयसीमा छुटाउने: VAT तिर्ने शून्य भए पनि, तपाईंले रिटर्न फाइल गर्नुपर्छ।
- म्यानुअल मिलान त्रुटि: जब तपाईंको बिक्री/खरिद रजिस्टर तपाईंको लेजरसँग मेल खाँदैन, IRD अडिट पीडादायी हुन्छ।
ERP ले VAT अनुपालन कसरी स्वचालित गर्छ
आधुनिक ERP प्रणाली जस्तै NitiERP ले VAT स्वतः सम्हाल्छ:
- POS मा हरेक बिक्रीले १३% VAT लागू गर्छ र अनुकूल इन्भ्वाइस उत्पन्न गर्छ।
- खरिद इन्भ्वाइसले इनपुट VAT रेकर्ड गर्छ।
- बिक्री र खरिद रजिस्टर वास्तविक-समयमा राखिन्छन्।
- VAT रिटर्न (सबै अनुसूचीसहित) बटनको क्लिकमा उत्पन्न हुन्छन्।
- CBMS एकीकरणले प्रत्येक इन्भ्वाइस IRD लाई स्वतः रिपोर्ट गर्छ।
कुनै म्यानुअल नक्कल छैन, कुनै मिलान टाउको दुखाइ छैन, र हरेक दिन अडिट-तयार किताब।
VAT अडिटको समयमा के हुन्छ?
IRD ले अनियमित अडिट गर्छ वा अनियमितता भएका व्यवसायलाई लक्षित गर्छ। तिनीहरू जाँच गर्नेछन्:
- इन्भ्वाइस नम्बरिङ (कुनै अन्तर छैन, कुनै डुप्लिकेट छैन)।
- बिक्री/खरिद रजिस्टर इन्भ्वाइससँग मेल खान्छ।
- इनपुट VAT दाबी वैध छ।
- फाइल गरिएको रिटर्न वास्तविक कारोबारसँग मेल खान्छ।
गैर-अनुपालनका लागि दण्ड जरिवानादेखि गम्भीर मामलामा फौजदारी अभियोजनसम्म छन्। IRD-अनुमोदित सफ्टवेयरसँग सफा, स्वचालित रेकर्ड राख्नु तपाईंको उत्तम रक्षा हो।
VAT अनुपालन सरल बनाउन तयार हुनुहुन्छ?
VAT म्यानुअल रूपमा गर्न छोड्नुहोस्। NitiERP ले इन्भ्वाइसिङ स्वचालित गर्छ, इनपुट/आउटपुट VAT ट्र्याक गर्छ, रिटर्न उत्पन्न गर्छ, र तपाईंलाई अडिट-तयार राख्छ — सबै जबकि तपाईं आफ्नो व्यवसाय चलाउनमा ध्यान केन्द्रित गर्नुहुन्छ।